Г.Б. Баканов
Основы менеджмента на предприятии
Конспект лекций. Таганрог: МРЦПКиПК ЮФУ, 2014.
| Предыдущая |
12. Функция организации
12.1. Элементы организационных отношений
12.1.3. Связи в организации и координация
Независимо от вида организационной структуры разделение труда междуразличными сотрудниками неизбежно вызывает необходимость координации ихдеятельности. Координацию обычно определяют как совокупность устойчивых связей или взаимодействий в организации.Координация – деятельность, направленная на согласование деятельностисотрудников, каждый из которых выполняет определенные задачи. Этооборотная сторона разделения труда.
Координация может осуществляться различными методами, например:
· непосредственные указания (прямые распоряжения руководителя подчиненным);
· взаимное согласование (совещания, межфункциональные команды);
· планирование (определение измеримых целей, сроков, механизмов контроля за их достижением);
· создание внутренних нормативных документов, в которых содержатсяуказания по выполнению работ.
Посредством связей в организации осуществляется координация ролей и деятельностей.В организации обычно выделяются следующие типы пар связей:
- вертикальные и горизонтальные;
- линейные и функциональные;
- формальные и неформальные;
- прямые и косвенные.
Вертикальные и горизонтальные связи
Вертикальные связисоединяют иерархические уровни в организации и ее частях. Они формализуются в процессе проектирования организации, действуют постоянно и изображаются на всех возможных ее схемах, отражая распределение полномочий или указывая на то, «кто есть кто» в организационной иерархии. Вертикальное взаимодействие еще называют субординационным. Оно осуществляется, прежде всего, с помощью распорядительства, т.е. выдачи приказов, поручений, заданий исполнителям. Распорядительство основано на субординации – служебном подчинении младших старшим по рангу, обусловленном их односторонней юридической зависимостью. В соответствии с ней руководители имеют право отдавать распоряжения и требовать от подчиненных их неукоснительного выполнения. В отношении вертикальных связей еще используется понятие вертикальной координации, в процессе которой вышестоящее звено обеспечивает единство и согласованность во времени и пространстве действий группы нижестоящих звеньев.
Плюсы вертикальных связей
· Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, создавая тем самым стабильность в организации;
· В рамках вертикальных связей решаются проблемы власти и влияния.
Обычно рост организации сопровождается ростом вертикальных связей, так что по количеству этих связей иногда можно судить о размере организации. Современная крупная промышленная организация с сотнями тысяч занятых может иметь от 7 до 12 уровней по вертикали.
Вертикальные связи являются единственным типом связей в рамках линейной департаментизации. Они играют важную роль в осуществлении функциональной и продуктовой департаментизации, но при этом дополняются горизонтальными связями.
Проблемы вертикальных связей
· «Эффект испорченного телефона» – информация, используемая для решения, вынуждена проходить несколько уровней организационной иерархии, расположенных далеко друг от друга, что приводит к искажениям, излишним затратам.
· Увлечение вертикальными взаимодействиями приводит к излишней централизации власти, потерям времени на принятие решений, потере адаптивности организации, демотивации нижестоящего персонала и др.
Механизм субординации необходимо дополнять механизмом координации. Горизонтальные связи – это связи между двумя или более равными по положению в иерархии или статусу частями или членами организации, но принадлежащих различным «ведомствам». Их главное предназначение – способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении возникающих между ними проблем. На основе горизонтальных взаимодействий обеспечивается согласование самостоятельных действий частей организации в интересах достижения общей цели. Они помогают укреплять вертикальные связи и делают организацию в целом более устойчивой при различных внешних и внутренних изменениях. Горизонтальное взаимодействие еще называют координационным.
Плюсы горизонтальных связей
· Экономят время и повышают качество взаимодействия;
· Развивают у руководителей самостоятельность, инициативность и мотивированность, ослабляют боязнь риска.
В отличие от вертикальных, горизонтальные связи, за исключением матричной департаментизации, обычно не формализуются в ходе проектирования организации. Трудно найти описание работы или должностные обязанности, где бы было записано, когда и как осуществлять связи равными по статусу частями организации. Поэтому особый интерес представляет анализ практики и изучение способов установления таких связей.
Способы формализации горизонтальных отношений
1) Назначаются заместители, курирующие группу подразделений одного уровня, для осуществления двусторонних контактов между подразделениями, или же координаторы — руководители проектов программ, нацеленных на получение одного определенного результата или продукта.
2) Создание совещательных структур, целевых групп и команд,состоящих из представителей разных частей организации и предназначенных для решения задач на стыке подразделений или проблем. Целевые группы чаще создаются на временной, а команды — на постоянной основе.
3) Прямые личные контакты между менеджерами, например, в процессе взаимного консультирования, проведения совместно разработанных мероприятий, регулярных совещаний;
4) Неформальная координация, основанная на инициативной деятельности рядовых сотрудников. Она предполагает взаимопонимание, знание ими соответствующих проблем и путей их решения, ощущения своей причастности к делам организации.
5) Наиболее полное развитие горизонтальные отношения получают в рамках матричной департаментизации, когда создается формальная система двойного подчинения.
Линейные и функциональные связи
Существует подход, в рамках которого линейными связями называют те, которые связаны с производством и распределением, а функциональными — со вспомогательными по отношению к производству функциями.
Согласно другому подходу к классификации связей линейные связи — это отношения, в которых начальник реализует свои властныеправа и осуществляет прямое руководство подчиненными, т.е. эти связи идут в организационной иерархии сверху вниз и выступают, как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания и т.п.
Функциональные (штабные) связи имеют совещательную природу, и обеспечивают информационное обеспечение деятельности, выступают в форме совета, рекомендации, альтернативного решения и т.п. (рис. 12.6).
Рис. 12.6. Линейные и функциональные связи в организациях
Взаимоотношения рассматриваемых связей с некоторыми аспектами деятельности организации показано в табл. 12.1.
Таблица 12.1.
Соотношение линейных и функциональных связей
с некоторыми аспектами деятельности организации
Прямые и косвенные связи
Обычной является ситуация, когда в цехе машиностроительного завода работает нормировщик или учетчик, формально входящий в состав отдела труда и заработной платы, но реализующий по месту работы (цех) делегированное ему отделом функциональное право – вести различные виды оперативного учета.
Между начальником этого цеха и рабочими имеют место прямые связи. А между начальником цеха и учетчиком возникают не прямые, а косвенные связи. Последние не ограничивают действия линейного руководителя, а повышают их качество, компенсируя его незнание деталей в функциональных областях. Квалифицированная экспертиза делается теми, у кого на это специально выделяется время. В целом ускоряется принятие решения (рис. 12.7.).
Рис. 12.7. Прямые и косвенные связи в организации
Формальные и неформальные связи
Формальные связи — это связи субординации и координации, регулируемые установленными или принятыми в организации целями, политикой и процедурами. Формальные связи определяются в структуре управления, прописываются в должностных инструкциях, особенно в части описания характера отношений между различными должностями, вне зависимости от того, кто занимает этидолжности. Такими отношениями, например, являются отношения между директором завода и начальником цеха.
Спроектированная организация представляет собой «набор» формальных связей или связей между «неодушевленными» ячейками организации.
В основе неформальных отношенийи связей лежат отношения не между установленными должностями, а между конкретными индивидами. Т.е. это не отношения между любым директором и любым начальником цеха, а отношения между конкретным человеком– директором, и конкретным человеком– начальником цеха. Неформальные связи существуют всегда, так как на формальных должностях работают конкретные личности, которые имеют свое мировоззрение, ценности, принципы, амбиции, черты характера, цели и т.д. Реальные людимогут строить свои отношения не так, как это предписано.
Неформальные связи являются основой формирования неформальных групп, появления неформальных лидеров и создания «параллельной» неформальной организации.
| Предыдущая |