К.Э. Завалишин
Управление человеческими ресурсами: конспект лекций
М.: Ритмик, 2014. - 105 с.
| Предыдущая |
Тема 3. Адаптация персонала
3.2. Документы организации по управлению персоналом
Вопросы адаптации неразрывно связаны с документационным обеспечением управления персоналом. В соответствии с уставом предприятия разрабатывается структура персонала и определяется его штатная численность. При этом используются функциональный или целевой под-
ход: за основу принимается набор типовых функций или цель, определяющая задачи и соответствующие им функции.
Результаты разработки закрепляются в соответствующем документе — структуре и штатной численности. Он составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором. К числу основных документов относится и штатное расписание. В прежней экономической системе весь персонал предприятия делился на штатный и нештатный, в совокупности на конкретный момент времени входивший в личный состав. Этому разделению соответствовали фонды заработной платы, требования к системам оплаты и оформлению документов на оплату, контроль за расходованием выделенных фондов и др. Вместе с тем штатное расписание пишется для внутреннего использования, а не для оправдания тех или иных выплат. Оно необходимо для нормальной деятельности предприятия. С помощью штатного расписания можно оценивать соотношение различных групп персонала и затрат на их содержание, соблюдение норм управляемости и др. Штатное расписание как нормативный документ предприятия фиксирует в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками, описанное в должностных (рабочих) инструкциях.
Организацию работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, требования, предъявляемые при отборе персонала, порядок предоставления отпусков и командирования сотрудников, внутриобъектовый режим и т. п. определяют правила внутреннего трудового распорядка. Они согласовываются на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором. Как правило, этот документ является приложением к коллективному договору. Во многих коммерческих организациях наряду с правилами разрабатывается положение о персонале — документ, отражающий вопросы, связанные с профессиональным и социальным развитием трудового коллектива, его взаимоотношениями с администрацией, гарантирован-ностыо занятости персонала и др. Оно включает следующие разделы: общие положения; понятие персонала; принципы взаимоотношений администрации и персонала; программа развития персонала; контрактная система найма персонала; повышение квалификации; право персонала на выбор форм организации труда; гарантированность занятости персонала; социальные гарантии персонала; участие персонала в прибылях; администрация, персонал и профсоюз; ответственность администрации и персонала; заключительные положения; приложения (кодекс деловой этики и др.). Положение о персонале утверждается советом директоров акционерного общества.
Если в структуру предприятия входит несколько подразделений, то разрабатывается положение о структурном подразделении, в котором определяются правовой статус, задачи, функции конкретного подразделения; права и обязанности, порядок назначения, освобождения и функциональные обязанности руководителя; ответственность подразделения и др.
Для сотрудников организации составляются должностные инструкции, включающие:
- общие положения (сфера деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения; замещение на время отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит; какими нормативными правовыми документами руководствуется);
- функции;
- должностные обязанности, задачи, форма участия в управленческом процессе (руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует);
- права;
- ответственность;
- взаимоотношения, связи по должности.
Основной смысл должностных инструкций (ДИ) — в придании большей прозрачности трудовому процессу. То есть должностные инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено и, более того, соответствует действительности, то компания получает в руки отличный инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких центральных проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала.
Первая задача ДИ — облегчение адаптации нового сотрудника. Гораздо меньше будет и опасливой пассивности, и ненужной инициативы.
Задача номер два — установление сферы ответственности и компетентности. Должностные инструкции могут (и должны!) включать в себя пошаговое описание обязанностей сотрудника. То есть описывать практически каждый участок его работы.
Это играет важную роль, во-первых, на этапе подбора нового сотрудника, когда ДИ дает ему возможность заранее точно узнать, что от него потребуется, и принять более взвешенное и ответственное решение. Кроме того, и специалист но подбору, ознакомившись с инструкцией, сможет организовать работу с кандидатами более эффективно. Во-вторых, пошаговое описание должностных обязанностей дает большие возможности как контроля за работой сотрудника, так и его самоконтроля. В случае каких-либо неудач всегда имеется возможность, опираясь на ДИ, вычленить наиболее проблемный участок и скорректировать его. И в-третьих, подробные ДИ выполняют своеобразные образовательные функции, задают стандарты и технологии решения поставленных задач.
Третья задача — предоставление сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности. Если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценивания своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрений. Также этим облегчается и процесс внесения коррективов в процесс работы.
И еще одно замечание. После того как специалист ознакомился и подписал ДИ, один экземпляр этого документа должен быть обязательно вручен ему, а не прятаться в архив! Только в этом случае можно ожидать какого-либо эффекта от данного документа!
Должностные инструкции позволяют формулировать требования к кандидату на должность при подборе и отборе персонала, позволяют мотивированно отказать в приеме кандидату, не соответствующему этим требованиям. Должностные инструкции определяют статус работника, его загруженность, права и ответственность, взаимозаменяемость, а также содержание программ обучения, повышения квалификации. При разработке должностных инструкций реализуется системный подход к управлению персоналом (видение руководством того, на какие элементы разделить целое и как из частей создать целое). Исходя из целей, задач и функций структурного подразделения составляются должностные инструкции конкретных работников. Компетенция целого должна обеспечиваться не суммой компетенций, а системным единством, позволяющим добиться положительного синергетического эффекта.
| Предыдущая |